Gestione del tempo: Definire le priorità
Urgenze, scadenze, incombenze, adempimenti, crisi: alcune delle parole che definiscono il “nostro” tempo, il nostro presente. Ancora di più nelle grandi città.
Pressione del tempo o gestione del tempo quindi? 
Già, perché a seconda di come lo viviamo, il tempo può opprimere, generare pressione oppure essere un nostro alleato.
“Adesso!”,”Inizia il count-down!” “Hai pochi minuti!” urla la Signora Urgenza.
“Organizzati e agisci sulla base di priorità” è invece ciò che sussurra il miglior pensiero che abbia mai letto sul tema della gestione del tempo.
Spesso viviamo nell’Urgenza che finisce per dominarci e dominare il nostro presente, che non riusciamo più a goderci.
Ne parlo anche qui Troppo lavoro? Le prime 3 cose da fare
Ma esistono molti modi per imparare ad organizzare il tempo e gestire al meglio i propri impegni. In questo articolo mi soffermerò proprio su uno di questi modi.
Tra pochi istanti ti spiegherò infatti uno strumento molto utile proprio per organizzare il tempo.
Ma prima di andare avanti voglio ricordarti una cosa:
Il Tempo è la cosa più preziosa che hai e spesso è l’unica cosa che hai a disposizione per cambiare una situazione che ti sta a cuore o per raggiungere i tuoi obiettivi.
Cerchiamo quindi di capire come sfruttarlo al meglio.
Come accennavo prima, spesso viviamo sommersi dall’urgenza e così non viviamo, perché sempre proiettati a risolvere problemi e urgenze.
Ma il tempo si può imparare a gestire .. e con un pizzico di pazienza capirai come.
Stephen R. Covey, uno dei massimi esperti in tema di crescita personale, suggerisce dei principi molto utili per gestire il tempo, attraverso quella che definisce la Matrice del Tempo.
Come organizzare il tempo con una matrice
Qui in basso mostro una matrice utile ad organizzare il tempo.
La Matrice del Tempo di Covey.
Nei quadranti ogni attività viene definita in base all’Urgenza o all’Importanza.
Urgente vuol dire che richiede attenzione immediatamente.
A partire dalle cose più semplici è urgente il suono del telefono o il suono del campanello fino ad arrivare a consegne da evadere, progetti a scadenza o problemi pressanti.
E’ urgente tutto ciò che ci spinge ad agire subito.
L’Importanza invece riguarda i risultati, i nostri principali obiettivi e valori.
Tutto ciò che è importante richiede più iniziativa e pro attività ed ha a che fare con il nostro miglioramento personale.
Nel modello della gestione del tempo ci sono quindi quattro quadranti:
Come si vede dalla tabella che ho creato per organizzare il tempo, i 4 quadranti risultano dall’incrocio delle righe e delle colonne.
Nel I Quadrante troviamo tutto ciò che è importante e da fare subito. Qui rientrano le Crisi, le scadenze e i problemi pressanti da risolvere subito.
Quanto del tuo tempo è “rinchiuso” in questo quadrante?
Tutti noi abbiamo attività che rientrano in quest’area, purtroppo però chi dedica la maggior parte del proprio tempo a gestire le attività urgenti non sta affatto gestendo il suo tempo, ma al contrario è dominato dalle urgenze e in poche parole non “possiede” il suo tempo.
Però chi si trova in questa situazione per riconquistare il proprio tempo, può spostare o spendere del tempo nel Quadrante II.
Il Quadrante II è il cuore della gestione del tempo. In questo quadrante ci sono cose molto importanti, ma non urgenti. Ci sono attività che si possono pianificare, che richiedono iniziativa, ci sono nuove opportunità, tempo da dedicare a nuove relazioni e nuovi progetti.
Nel Quadrante III ci sono invece tutte quelle attività che non sono Importanti ma sono Urgenti.
Rientrano in questo Quadrante tutte le Interruzioni che provengono da altre persone, come telefonate, email o altre attività che si basano su aspettative di altre persone. Tutte queste attività possono essere rimandate o delegate ad altre persone.
Infine nel Quadrante IV rientrano tutte le attività poco importanti e non urgenti che possono essere eliminate o rimandate. Rappresentano tutte le perdite di tempo, come Facebook, alcuni tipi di email e altre situazioni senza importanza.
Molto dello stress che viviamo è legato al modo in cui gestiamo il tempo ed in definitiva da come gestiamo noi stessi. Coloro che spendono gran parte delle proprie attività nel Quadrante I rischiano di accumulare stress e tensione, mentre coloro che spendono gran parte del tempo nel Quadrante III e IV non usano pienamente il proprio tempo e non investono le proprie energie responsabilmente.
Chi invece spende gran parte del proprio tempo nel Quadrante II riesce davvero migliorare la propria vita, perché spende le proprie energie in opportunità, in nuove relazioni e in tutto ciò che apporta un reale miglioramento di vita. 
La Matrice del Tempo è in definitiva un utilissimo strumento per organizzare il tempo. Permette inoltre di capire in quale Quadrante si investe maggiormente il tempo e in quale Quadrante si può spostare gran parte delle proprie attività per migliorare la vita.
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